Whistleblowing

(Istituito ai sensi del D.Lgs. 24/2023)

Welcomedica Roma S.r.l. si è adeguata ai requisiti di cui al decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 “attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (c.d. whistleblowing).

Il suddetto Decreto disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali e dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo.

Le violazioni (di cui il segnalante è venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo o rapporto di lavoro con la Società) che possono essere segnalate, secondo quanto definito con il predetto Decreto Legislativo, consistono in:

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
2. condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 o violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società (“Modello 231”), che non rientrano nelle violazioni indicate ai punti successivi;
3. illeciti che rientrano nell’ambito della normativa in materia di: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità del prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza; delle reti e dei sistemi informativi;
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE;
5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, compresa la violazione di norme in materia di concorrenza e aiuti di Stato e la violazione di norme al fine di ottenere un vantaggio fiscale per la Società.

In linea con quanto previsto dal Decreto, non possono essere oggetto di segnalazione tramite il sistema del “whistleblowing”, le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di collaborazione.

Possono effettuare segnalazioni i seguenti soggetti:

• i lavoratori subordinati;
•  i lavoratori autonomi, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione;
• i lavoratori o i collaboratori, che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi (fornitori);
•  i liberi professionisti e i consulenti;
•  i volontari e i tirocinanti;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza (anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto).

Le misure di tutela previste dal Decreto trovano applicazione anche con riferimento a: facilitatori; persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante; colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con il segnalante un rapporto abituale e corrente; enti di proprietà della persona segnalante o che operano nel medesimo contesto lavorativo della stessa.

Le segnalazioni interne (ossia quelle effettuate usufruendo dei canali di segnalazione messi a disposizione dalla Società) possono essere inviate sia in forma scritta che in forma orale.

La Società ha affidato la gestione del canale di segnalazione all’Organismo di Vigilanza incaricando il Dott. Maurizio Milani, professionista dotato di particolare esperienza sul tema del whistleblowing, in linea con quanto previsto dall’art. 4 comma 2 del D.Lgs. 24/2023.

Le segnalazioni dovranno essere indirizzate al Gestore, attraverso uno dei seguenti canali:

• In forma orale, mediante richiesta di incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza: tale richiesta potrà essere inoltrata tramite l’indirizzo e-mail milani@realpec.it;
• in forma cartacea, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata all’Organismo di Vigilanza”, al seguente indirizzo: Welcomedica Roma S.r.l.- Piazza della Libertà 20, 00192, Roma.

Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna verrà:

1. rilasciata alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
2. mantenuta l’interlocuzione con la persona segnalante alla quale si potrà richiedere, se necessario, integrazioni sulla segnalazione;
3. dato diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
4. fornito riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Le segnalazioni devono contenere la narrazione di fatti, eventi o circostanze che possono costituire gli elementi fondanti l’asserita violazione ed essere effettuate con un grado di dettaglio sufficiente a consentire, almeno astrattamente, di identificare elementi utili o decisivi ai fini della verifica della fondatezza della segnalazione stessa.

Nel rispetto di quanto previsto dal D.lgs. 24/2023, la Società assicura la riservatezza del segnalante e vieta ogni ritorsione o discriminazione a carico di chi effettua la segnalazione. L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge.

Si sottolinea che, nel caso in cui la segnalazione, risultata infondata, sia stata effettuata con dolo o colpa grave da parte del lavoratore dipendente, potrà essere valutata l’applicazione di un procedimento disciplinare.

Le informazioni e i dati personali che vengono comunicati nel contesto delle segnalazioni sono trattati per gestire e dare seguito alle segnalazioni stesse, nonché indagare le eventuali condotte segnalate e adottare le misure necessarie in conformità con le leggi applicabili, inclusa la normativa in materia di protezione dei dati personali. È possibile prendere visione delle modalità e delle finalità del trattamento dei dati personali, consultando l’informativa estesa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (EU) 2016/679 nella sezione degli allegati della presente pagina.

Per maggiori informazioni sulle modalità definite dalla Società per presentare una segnalazione e sulle modalità di gestione della stessa, è possibile consultare il “Regolamento per la gestione di segnalazione di violazione – Whistleblowing” di seguito riportato. Per altri riferimenti normativi si rimanda al D.Lgs. 24/2023.